Το Gmail είναι μια από τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες email και αν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζεται στον ιστό ως κύρια εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναμφίβολα θα επωφεληθείτε από αυτές τις τρεις απλές συμβουλές για την ενίσχυση της παραγωγικότητας. Όχι, δεν θα τερματίσουν την επίθεση email και τα 100 νέα μηνύματα email την ημέρα από τα οποία υποφέρουμε όλοι, αλλά θα σας βοηθήσουν να μπείτε και να βγείτε από τα εισερχόμενά σας πιο γρήγορα με πολλούς εντελώς διαφορετικούς τρόπους, και αυτό είναι μεγάλη βοήθεια.

1) Χρήση μεταφοράς και απόθεσης για γρήγορες προσαρτήσεις

Γνωρίζατε ότι μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε οτιδήποτε σε ένα παράθυρο Σύνταξης και αυτό θα επισυναφθεί αυτόματα σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Ακριβώς σαν το πρόγραμμα-πελάτη Gmail που βασίζεται στον ιστό να ήταν μια εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή, υποστηρίζονται τα συνημμένα μεταφοράς και απόθεσης και αυτή η συμβουλή από μόνη της θα ενισχύσει την παραγωγικότητά σας καθιστώντας ευκολότερη και ταχύτερη την επισύναψη αρχείων. Δεν υπάρχουν πολλά σε αυτό:

• Ανοίξτε μια νέα σύνθεση αλληλογραφίας ή απαντήστε σε ένα υπάρχον μήνυμα
• Σύρετε ένα αρχείο από την επιφάνεια εργασίας ή το Finder στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης Gmail για να δημιουργήσετε ένα συνημμένο

Μια μικρή γραμμή προόδου εμφανίζεται στο παράθυρο σύνθεσης του Gmail καθώς το αρχείο μεταφορτώνεται ως συνημμένο, όταν τελειώσει, στείλτε το όπως οτιδήποτε άλλο. Θα ισχύουν οι τυπικοί κανόνες μεγέθους συνημμένου αρχείου.

2) Ορίστε το Gmail ως τον προεπιλεγμένο πελάτη email

Αυτό θα προκαλέσει την εκκίνηση του Gmail στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησής σας στον ιστό και θα μεταφέρει διευθύνσεις και θέματα από συνδέσμους email στο πρόγραμμα περιήγησης, όπως ακριβώς θα έκανε αν το Mail ή κάποια άλλη εφαρμογή είναι το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ακριβής διαδικασία ρύθμισης είναι ελαφρώς διαφορετική ανά πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Ακολουθούν οι οδηγίες για το Chrome:

• Εκκινήστε το Chrome με ένα νέο παράθυρο προγράμματος περιήγησης
"
• Ανοίξτε την κονσόλα Javascript Chrome χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου Command+Option+J και, στη συνέχεια, επικολλώντας το ακόλουθο κείμενο: navigator.registerProtocolHandler(mailto, https://mail.google .com/mail/?extsrc=mailto&url=%s, Gmail);"
• Αποδεχτείτε την επιβεβαίωση και τελειώσατε

Αν δεν χρησιμοποιείτε το Chrome ως κύριο πρόγραμμα περιήγησης ιστού, δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε να λειτουργεί και σε Opera, Firefox και Safari.

3) Προσθέστε μια υπογραφή "Στάλθηκε από το iPhone μου"

Πες τι? Γιατί στο καλό θα θέλατε αυτό το Sent from my iPhone signature σε όλα τα email σας στην επιφάνεια εργασίας; Αυτό μπορεί να ακούγεται περίεργο στην αρχή, αλλά ακούστε με: αυτή η μικρή υπογραφή iPhone είναι συνώνυμη με τη συντομία, και ως εκ τούτου, κανείς δεν περιμένει μια μακροσκελή απάντηση από κανέναν σε μια κινητή συσκευή. Αυτό σημαίνει επίσης ότι τα σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν φαίνονται τόσο αγενή ή ακατάλληλα σύντομα, και σε αντάλλαγμα μπορείτε να στείλετε μικρότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φτάνουν κατευθείαν στην ουσία. Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια υπογραφή στο Gmail:

• Ανοίξτε το Gmail και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε "Ρυθμίσεις
• Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην επιλογή "Υπογραφή" και επιλέξτε τη διεύθυνση email που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, απλώς πληκτρολογήστε τη γνωστή υπογραφή "Εστάλη από το iPhone μου"
• Συνεχίστε να κάνετε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε "Αποθήκευση αλλαγών"

Αν πιστεύετε ότι αυτή η τελευταία συμβουλή είναι ανόητη, δοκιμάστε την για μια εβδομάδα και αφήστε τον εαυτό σας την ελευθερία να βγάλετε γρήγορες απαντήσεις με μία πρόταση αντί για παραγράφους και παραγράφους. Εάν δεν ξοδεύετε πολύ λιγότερο χρόνο απαντώντας και γράφοντας email, θα εκπλαγώ. Ενώ βρισκόμαστε στο θέμα, αν το απενεργοποιήσατε κάποια στιγμή στο iPhone σας, θα συνιστούσα ανεπιφύλακτα να το ενεργοποιήσετε ξανά.

Έχετε άλλες χρήσιμες συμβουλές για να ενισχύσετε την παραγωγικότητα του email σας; Ενημέρωσέ μας!