Οτιδήποτε για να ενισχύσει την παραγωγικότητα και να μειώσει τον χρόνο που δαπανάται για αποστολή email είναι μια μεγάλη νίκη στο βιβλίο μου. Αντίστοιχα, η υπογραφή "Sent from my iPhone" που επισυνάπτεται σε ένα email έχει συνδεθεί στο μυαλό όλων με τη συντομία, αφού φυσικά κανείς δεν περιμένει μια μακροσκελή απάντηση email που θα σταλεί ενώ βρίσκεστε εν κινήσει από ένα smartphone, σωστά; Ως αποτέλεσμα, οι σύντομες απαντήσεις από smartphone και iPhone δεν θεωρούνται αγενείς ή υπερβολικά σύντομες και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την προσδοκία ενός σύντομου και συνοπτικού μηνύματος προς όφελός σας όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την εφαρμογή Mail του OS X.Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα του email σας όταν γράφετε και απαντάτε από την επιφάνεια εργασίας, και ενώ μερικοί άνθρωποι το αποκαλούν υπογραφή επωνυμίας, μου αρέσει να το αποκαλώ "υπογραφή συντομίας". Σίγουρα, σε μερικούς ανθρώπους δεν αρέσει και προτιμούν να αφαιρέσουν την υπογραφή "Sent from my iPhone" ακόμα και από τα iPhone και τα iPad τους, αλλά αν δυσκολεύεστε με την κούραση των email και την απάντηση σε θησαυρούς και θησαυρούς email, σας συνιστώ ανεπιφύλακτα όχι μόνο να φύγετε είναι στη θέση του στο iOS, αλλά επεκτείνοντάς το στην επιφάνεια εργασίας, και αυτό θα καλύψουμε. Θα επικεντρωθούμε στην προσθήκη αυτής της υπογραφής στην προεπιλεγμένη εφαρμογή αλληλογραφίας που συνοδεύει το Mac OS X. Εάν είστε τακτικός αναγνώστης, ίσως έχετε παρατηρήσει ότι το έχουμε προτείνει στο παρελθόν σε μια ομάδα συμβουλών για το Gmail, εάν προτιμάτε χρησιμοποιήστε το webmail ελέγξτε το αντί αυτού.

Ρύθμιση της υπογραφής συντομίας στην εφαρμογή OS X Mail

Ναι, σε περίπτωση που δεν ήταν σαφές, εφαρμόζουμε την υπογραφή του iPhone στην εφαρμογή Mail για Mac OS X:

• Ανοίξτε την εφαρμογή Mail και τραβήξτε προς τα κάτω το μενού Mail για να επιλέξετε "Προτιμήσεις"
• Επιλέξτε την καρτέλα "Υπογραφές" και επιλέξτε τον κύριο λογαριασμό email σας από την αριστερή πλευρά
• Κάντε κλικ στο εικονίδιο συν για να προσθέσετε μια νέα υπογραφή, ονομάστε το "iPhone" ή κάτι παρόμοιο και στη δεξιά πλευρά πληκτρολογήστε (χωρίς εισαγωγικά) "Sent from my iPhone"
• Για συνέπεια γραμματοσειράς, χρησιμοποιήστε το Helvetica 12 ως γραμματοσειρά υπογραφής, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στο "Να ταιριάζει πάντα με την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά μηνύματος" εάν είναι επιλεγμένο
• Επιλέξτε το πλαίσιο για "Τοποθετήστε την υπογραφή πάνω από το εισηγμένο κείμενο", καθώς αυτό κάνει το iPhone
• Τραβήξτε προς τα κάτω το υπομενού "Επιλογή υπογραφής" και επιλέξτε "iPhone" για να το ορίσετε ως προεπιλογή για μηνύματα που αποστέλλονται από αυτόν τον λογαριασμό
• Κλείσιμο από τις προτιμήσεις

Μην επιλέξετε "Όλες οι υπογραφές" όταν δημιουργείτε την υπογραφή από το αριστερό μενού, καθώς δεν θα είναι πάντα προσβάσιμη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τον λογαριασμό αλληλογραφίας με τον οποίο χρησιμοποιείτε ή θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη συνοπτική υπογραφή.

Σε αυτό το παράδειγμα, η υπογραφή έχει εφαρμοστεί σε έναν λογαριασμό Outlook.com που έχει ρυθμιστεί για χρήση στην εφαρμογή Mail.

Μία σημείωση: η θέση της υπογραφής μπορεί να διαφέρει ελαφρώς σε ένα iPhone ανάλογα με τον τρόπο αναφοράς του μηνύματος, αλλά γενικά εφαρμόζεται πάντα ακριβώς κάτω από το μήνυμά σας και όχι ολόκληρο το μήνυμα.

Χρησιμοποιώντας την υπογραφή "Sent from my iPhone" στο Mail

Η υπογραφή έχει ήδη οριστεί ως προεπιλεγμένη, αλλά ας επιβεβαιώσουμε πώς να τη χρησιμοποιήσετε ή πώς να την απενεργοποιήσετε προσωρινά ούτως ή άλλως:

• Σύνταξη νέου μηνύματος αλληλογραφίας ή απάντηση σε ένα email
• Κοιτάξτε κάτω από τη γραμμή θέματος στη δεξιά πλευρά για "Υπογραφή"
• Επιλέξτε "iPhone" για να συμπεριλάβετε την υπογραφή "Sent from my iPhone" σε αυτό το email
• Επιλέξτε "Κανένα" για να ΜΗΝ περιλαμβάνει την υπογραφή σε αυτό το email
• Πληκτρολογήστε ένα σύντομο μήνυμα και στείλτε το ως συνήθως

Σε αυτό το παράδειγμα, η αυτοαποκαλούμενη υπογραφή συντομίας επισυνάπτεται σε μια εκτενή απάντηση μέσω email, μαζί με μια εξαιρετικά σύντομη απάντηση. Η σύντομη υπογραφή μας το κάνει να νιώθει εντάξει!

Και πάλι, η πρόθεση εδώ είναι να νιώθετε πιο άνετα προσφέροντας σύντομες, άμεσες και συνοπτικές απαντήσεις στα εισερχόμενα email, βελτιώνοντας έτσι την παραγωγικότητα των email σας και ελευθερώνοντας χρόνο για να κάνετε άλλες πιο σημαντικές εργασίες (εκτός αν πληρώνεστε για email όλη μέρα, φυσικά).

Έχετε συμβουλές παραγωγικότητας email για να διαχειριστείτε την επίθεση των μηνυμάτων που λαμβάνουμε όλοι σε τακτική βάση; Ενημερώστε μας στα σχόλια!