Κάθε εφαρμογή στη σουίτα iWork προσφέρει προαιρετική προστασία με κωδικό πρόσβασης για αρχεία που δημιουργήθηκαν, τροποποιήθηκαν ή ανοίχτηκαν στην αντίστοιχη εφαρμογή τους. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι κανένας χρήστης δεν θα μπορεί να ανοίξει ή να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο και να προβάλει τα περιεχόμενα στη συσκευή του Mac ή iOS χωρίς να εισάγει πρώτα τον κωδικό πρόσβασης. Η προστασία των εγγράφων iWork με κωδικό πρόσβασης προσφέρει έναν εξαιρετικό τρόπο για να προσθέσετε κάποια πρόσθετη ασφάλεια ή απόρρητο σε σημαντικά αρχεία και η χρήση της δυνατότητας γίνεται απλή σε οποιαδήποτε από τις εφαρμογές iWork στο OS X, είτε Σελίδες, Keynote ή Αριθμοί.

Αυτή η αναλυτική περιγραφή πρόκειται να δείξει το κλείδωμα ενός δείγματος αρχείου Pages με κωδικό πρόσβασης, αλλά η προστασία με κωδικό πρόσβασης λειτουργεί ακριβώς το ίδιο και στις εφαρμογές Numbers και Keynote για Mac. Στη συνέχεια, τα προστατευμένα αρχεία είναι συμβατά με τις εφαρμογές iWork σε Mac ή οποιαδήποτε άλλη υποστηριζόμενη πλατφόρμα, είτε iWork σε iOS είτε iCloud, εφόσον ο χρήστης που ανοίγει το αρχείο έχει τον κατάλληλο κωδικό πρόσβασης.

Πώς να ορίσετε την προστασία με κωδικό πρόσβασης για ένα αρχείο iWork από Mac OS X με σελίδες, αριθμούς ή Keynote

1. Ανοίξτε το αρχείο που θέλετε να ορίσετε και χρειάζεστε κωδικό πρόσβασης για το – αυτό μπορεί να είναι είτε ένα υπάρχον αρχείο είτε ένα νέο αρχείο που διαφορετικά είναι κενό
2. Τραβήξτε προς τα κάτω το μενού "Αρχείο" και επιλέξτε "Ορισμός κωδικού πρόσβασης"



3. Εισαγάγετε τον επιθυμητό κωδικό πρόσβασης και ορίστε μια υπόδειξη εάν θέλετε (συνιστάται γενικά μια αόριστη υπόδειξη, απλώς μην το κάνετε πολύ προφανές)



4. Αποθηκεύστε το αρχείο ως συνήθως από την εφαρμογή iWork

Τώρα που έχει οριστεί κωδικός πρόσβασης για το αρχείο, θα διαπιστώσετε ότι το μεμονωμένο εικονίδιο των αρχείων έχει αλλάξει για να εμφανίζει ένα κλείδωμα πάνω του που υποδεικνύει ότι είναι προστατευμένο.

Το άνοιγμα του αρχείου σε μια εφαρμογή iWork απαιτεί τώρα τον κωδικό πρόσβασης και θα ζητήσει από τον χρήστη να εισαγάγει τον κωδικό πρόσβασης – χωρίς προεπισκόπηση του αρχείου φαίνεται. Το αρχείο δεν μπορεί να ανοίξει χωρίς αυτόν τον κωδικό πρόσβασης.

Η εισαγωγή του σωστού κωδικού πρόσβασης ανοίγει το αρχείο όπως αναμενόταν, σημειώστε ότι το εικονίδιο κλειδώματος είναι ορατό στη γραμμή μενού, το οποίο χρησιμεύει επίσης για να υποδεικνύει στην εφαρμογή iWork ότι το αρχείο που χρησιμοποιείται είναι κλειδωμένο.

Για όσους χρησιμοποιούν το iWork εκτός του OS X, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε προστασία με κωδικό πρόσβασης σε αρχεία που έχουν δημιουργηθεί στη σουίτα iWork με iPad, iPhone και iCloud επίσης. Η διαδικασία είναι ελαφρώς διαφορετική λόγω των εφαρμογών που δεν διαθέτουν τυπικό μενού "αρχείο", αλλά ανεξάρτητα από το πού δημιουργήθηκε το έγγραφο iWork ή προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, θα απολαμβάνει συμβατότητα μεταξύ πλατφορμών με Σελίδες, Keynote και Αριθμούς.

Αυτό είναι ένα εξαιρετικό κόλπο με πιθανές εφαρμογές, είτε χρησιμοποιείτε ένα απλό έγγραφο κειμένου στην εφαρμογή Σελίδες για να λειτουργεί ως ημερολόγιο με προστασία κωδικού πρόσβασης, χρησιμοποιώντας ένα υπολογιστικό φύλλο για την παρακολούθηση δαπανών και οικονομικών δεδομένων στο Numbers, ή απλά θέλετε να κλειδώσετε μια ειδική παρουσίαση πριν την κάνετε ντεμπούτο στο Numbers. Μπορείτε να κάνετε κάτι παρόμοιο και με τα έγγραφα του Microsoft Office, αλλά έχετε υπόψη σας ότι η συμβατότητα μεταξύ εφαρμογών δεν υποστηρίζεται σε αυτές τις περιπτώσεις, επομένως εάν κλειδώσετε ένα αρχείο στο Word μην περιμένετε να μπορείτε να το ανοίξετε στις Σελίδες ή αντίστροφα.

Το μεμονωμένο κλείδωμα αρχείων με προστασία κωδικού πρόσβασης είναι αναμφισβήτητα χρήσιμο, αλλά δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιείται ως αντικατάσταση για σταθερή προστασία σε όλο το σύστημα, όπως η απαίτηση σύνδεσης για το Mac κατά την εκκίνηση, την επανεκκίνηση και την αφύπνιση, χρησιμοποιώντας Κρυπτογράφηση FileVault ή όλα τα παραπάνω.