Αν είστε χρήστης του Gmail και πρόκειται να μείνετε μακριά από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, σε διακοπές ή εκτός γραφείου για λίγο, μπορεί να θέλετε να ορίσετε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης email απευθείας μέσω Gmail.

Auto-Responders, "Out of Office" Responders και Vacation Responders λειτουργούν όπως υποδηλώνουν τα ονόματα. όταν είναι ενεργοποιημένα και κάποιος σας στείλει ένα email, θα λάβει μια αυτόματη απάντηση από τον λογαριασμό email σας με ένα μήνυμα της επιλογής σας, συνήθως λέγοντας κάτι σαν "Είμαι μακριά από το γραφείο μου αυτή τη στιγμή, καλέστε το κινητό μου ή επικοινωνήστε με κάποιον άλλο για βοήθεια."

Αυτό το σεμινάριο θα περιγράψει πώς να διαμορφώσετε και να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση email για έναν λογαριασμό Gmail, η οποία μπορεί να οριστεί από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης ιστού σε οποιαδήποτε συσκευή, συμπεριλαμβανομένων των Windows PC, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android, Chrome OS ή οτιδήποτε άλλο από το οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στον ιστότοπο του Gmail.

Το Gmail κάνει τη ρύθμιση μιας αυτόματης απόκρισης πολύ εύκολη και μπορείτε να ορίσετε ημερομηνίες έναρξης και λήξης για την υπηρεσία ανταπόκρισης διακοπών ή μπορείτε να την θέσετε σε ισχύ αμέσως και να διαρκέσει επ' αόριστον έως ότου ενεργοποιήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις διακοπές /Αυτόματη απόκριση εκτός λειτουργίας. Φυσικά μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε το θέμα και το μήνυμα απάντησης email.

Πώς να ορίσετε μια αυτόματη απάντηση διακοπών με το Gmail

Χρησιμοποιώντας αυτήν την προσέγγιση που βασίζεται στο Gmail γίνεται πρόσβαση και ρύθμιση μέσω του ιστού στο gmail.com. Ένα σημαντικό πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι χειρίζεται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απάντησης από την πλευρά του διακομιστή Gmail, πράγμα που σημαίνει ότι πριν φτάσει το email στο iPhone, το iPad ή το Mac σας, αυτό μπορεί να κάνει τις αυτόματες απαντήσεις "εκτός γραφείου" που βασίζονται στο Gmail πιο γρήγορες. και πιο αξιόπιστη από την εγκατάστασή τους σε μια τοπική συσκευή, ιδιαίτερα εάν οι εν λόγω συσκευές πρόκειται να είναι σε περιορισμένη κάλυψη δικτύου ή κινητής τηλεφωνίας.

1. Μεταβείτε στο Google Mail ή στο Gmail.com και συνδεθείτε στον λογαριασμό email για τον οποίο θέλετε να ρυθμίσετε έναν αυτόματο ανταποκριτή
2. Πρόσβαση στις ρυθμίσεις του Gmail κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι και, στη συνέχεια, επιλέγοντας "Ρυθμίσεις" από το αναπτυσσόμενο μενού ή μεταβαίνοντας στην ακόλουθη διεύθυνση URL:

https://mail.google.com/mail/u/0/settings/general

3. Κάντε κύλιση προς τα κάτω για να βρείτε την ενότητα "Vacation Responder" των Γενικών ρυθμίσεων Gmail
4. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο "Vacation Response ON"



5. Συμπληρώστε τις ρυθμίσεις του Vacation Responder για το Gmail, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
• Πρώτη μέρα
• Τελευταία ημέρα (προαιρετικό, αυτό θα τερματίσει αυτόματα την απάντηση διακοπών)
• Θέμα
• Μήνυμα
• Επιλέξτε εάν θέλετε ή όχι να στείλετε την αυτόματη απάντηση διακοπών μόνο στους χρήστες στις Επαφές σας
6. Όταν είστε ικανοποιημένοι με τη διαμόρφωση του Vacation Responder, επιλέξτε "Save Changes"

Σημειώστε ότι εάν έχετε ορίσει την Ημερομηνία Έναρξης στη σημερινή ημερομηνία (όποια κι αν είναι η σημερινή), η αυτόματη απάντηση θα ξεκινήσει αμέσως.

Η ρύθμιση Vacation Responder / Out of Office στο Gmail περιγράφεται ως εξής από το Gmail:

Με άλλα λόγια, εάν κάποιος συνεχίσει να σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν θα συνεχίσει να λαμβάνει μηνύματα αυτόματης απάντησης, αλλά θα λάβει ένα άλλο σε αρκετές ημέρες εάν τύχει να στείλει άλλο email εκείνη τη στιγμή.

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η χρήση της προσέγγισης που βασίζεται στο Gmail είναι εξαιρετική για τους χρήστες του Gmail, επειδή χειρίζεται την αυτόματη απάντηση από την πλευρά του διακομιστή Gmail, βασικά μόλις το Gmail λάβει το email στα εισερχόμενά σας, θα απαντήσει με το μήνυμα αυτόματης απάντησης.Αυτό διαφέρει από όταν ρυθμίζετε ή χρησιμοποιείτε αυτόματες απαντήσεις στην πλευρά της συσκευής, επειδή όταν μια αυτόματη απάντηση διαμορφώνεται σε μια τοπική συσκευή, πρέπει να έχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο για να ελέγξει το email και στη συνέχεια να στείλει μια απάντηση. Για ένα πρακτικό παράδειγμα, αυτό σημαίνει ότι η ρύθμιση της αυτόματης απάντησης Gmail απευθείας μέσω του Gmail θα στείλει το μήνυμα αυτόματης απάντησης ακόμη και σε περίπτωση που το iPhone, το iPad ή το Mac σας δεν έχουν σύνδεση στο διαδίκτυο - ας πούμε σε ένα αεροπλάνο πάνω από τον Ειρηνικό ή στο την κορυφή του Έβερεστ – ενώ η τοπική μέθοδος που βασίζεται σε συσκευές δεν είναι σε θέση να το κάνει αυτό, καθώς απαιτεί ενεργή σύνδεση στο διαδίκτυο για τον εντοπισμό και την αποστολή της αυτόματης απάντησης. Ωστόσο, αν σας ενδιαφέρει, μπορείτε επίσης να μάθετε πώς να ρυθμίζετε αυτόματα απαντητές για αλληλογραφία σε Mac OS, μαζί με τη ρύθμιση των email αυτόματης απόκρισης "Out of Office" για Mail σε iPhone και iPad.

Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε και να προσαρμόσετε την αυτόματη απόκριση στο Gmail με την εφαρμογή Gmail για iPhone και iPad ή Android, χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις εντός εφαρμογής με τον ίδιο τρόπο που περιγράφεται εδώ. Ωστόσο, εστιάζουμε στο πρόγραμμα-πελάτη gmail που βασίζεται στον ιστό.

Πώς να απενεργοποιήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διακοπών "Out of Office" στο Gmail

1. Μεταβείτε στο Gmail.com και συνδεθείτε στον εν λόγω λογαριασμό email
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ρυθμίσεις" από το αναπτυσσόμενο μενού ή επισκεφτείτε την ακόλουθη διεύθυνση URL όταν συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail:

https://mail.google.com/mail/u/0/settings/general

3. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Vacation Responder" των γενικών ρυθμίσεων
4. Εναλλαγή του κουμπιού για "Απενεργοποίηση ανταπόκρισης διακοπών"
5. Επιλέξτε "Αποθήκευση αλλαγών"

Και αυτό είναι, εάν δεν έχετε ορίσει μια ημερομηνία λήξης όπου το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απάντησης θα σταματήσει αυτόματα, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τον αποκριτή ανά πάσα στιγμή με αυτόν τον τρόπο.

Μπορείτε να απενεργοποιήσετε ή να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση στο Gmail ανά πάσα στιγμή, είτε μέσω του ιστού είτε μέσω της εφαρμογής Gmail σε συσκευή iPhone, iPad ή Android.

Γνωρίζετε άλλες χρήσιμες συμβουλές ή κόλπα για τη ρύθμιση των απαντητικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου, των ανταποκριτών διακοπών και άλλων αυτόματων απαντήσεων; Μοιραστείτε τα στα σχόλια παρακάτω!