Η ρεσεψιόν είναι το πρόσωπο και η φωνή οποιουδήποτε οργανισμού. Ένα αυτοματοποιημένο λογισμικό ρεσεψιονίστ απλοποιεί τη συνολική διαδικασία διαχείρισης επισκεπτών. Είτε πρόκειται για πελάτη, υποψήφιο είτε πελάτη, γι 'αυτούς, ο ρεσεψιονίστ είναι το πρώτο σημείο επαφής με τον οργανισμό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι εξίσου σημαντικοί για μια εταιρεία όπως ακριβώς και ο ΥΕ ή το τμήμα μάρκετινγκ.

Ως εκ τούτου, ένας ρεσεψιονίστ είναι σε μεγάλο βαθμό υπεύθυνος για μια ευχάριστη εμπειρία από τη στιγμή που ο πελάτης καλεί ή εισέρχεται στην οργάνωση. Όμως, η διαχείριση της επικοινωνίας πρόσωπο με πρόσωπο, σε απευθείας σύνδεση και σε κλήσεις, όλες ταυτόχρονα μπορεί να είναι αγχωτική.

Διάφορα καθήκοντα γραφείου, όπως καλώντας τους πελάτες, χρεώνοντας, προγραμματισμό ραντεβού, κ.λπ. μπορούν να προσθέσουν στην ήδη προκλητική δουλειά τους. Αυτό συμβαίνει όταν ένα αυτοματοποιημένο λογισμικό ρεσεψιονίστ έρχεται για να διασώσει.

Ακολουθεί μια γρήγορη λίστα με μερικά από τα κορυφαία συστήματα λογισμικού διαχείρισης front office για αυξημένη απόδοση το 2019.

Ποια είναι τα καλύτερα αυτοματοποιημένα εργαλεία ρεσεψιονίστ για τον υπολογιστή;

Vonage Επιχειρηματικές Λύσεις

Το Vonage Business Solutions, διαθέσιμο ως εφαρμογές και λήψεις, βοηθά στη βελτίωση των επικοινωνιών των επιχειρήσεων. Αυτό το λογισμικό αυτοματοποιημένου ρεσεψιονίστ που βασίζεται σε σύννεφο συνδυάζεται αβίαστα με προγράμματα περιήγησης ιστού, smartphones και επιχειρηματικά προϊόντα.

Τα συστήματα τηλεφωνικών συνδιαλέξεων Vonage είναι ιδανικά για επιχειρήσεις μεσαίου μεγέθους που συντονίζουν το τηλεφωνικό τους σύστημα VoIP με συσκευές που λειτουργούν στο διαδίκτυο.

Βοηθά επίσης τις επιχειρήσεις να συνδεθούν μέσω του τηλεφώνου, μέσω μηνυμάτων κειμένου ή μέσω τηλεδιάσκεψης εξοικονομώντας πολύ χρόνο για τους ρεσεψιονίστ.

Η αναγγελία κλήσεων, η επιλογή "μην ενοχλείτε" ή η επιλογή για την επιλογή σύνδεσης για διαφορετικές συσκευές σε μία επέκταση, αποτελούν μείζονα χαρακτηριστικά της. Οι διαχειριστές λογαριασμού μπορούν να διαχειριστούν κλήσεις μέσω της πύλης διαχειριστή και να αξιολογήσουν τις εγγραφές κλήσεων, να αλλάξουν την ορατότητα του πίνακα ελέγχου και άλλα.

Μπορούν επίσης να δουν λεπτομέρειες χρέωσης και να επιδιορθώσουν περιορισμούς μέσω τηλεφώνου στην πύλη. Εκτός από τις λύσεις για επιτραπέζιους υπολογιστές, οι χρήστες μπορούν επίσης να κάνουν λήψη της εφαρμογής για κινητά για εύκολη πρόσβαση. Μπορεί επίσης να συγχρονιστεί με το Google, το Outlook ή το CRM.

Τιμή: ξεκινά από $ 19.99.

• ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 5 καλύτερα λογισμικό λογισμικού για να κρατάτε τους εργαζομένους σας ευτυχείς

GoCanvas

Η καταχώρηση δεδομένων και η διαχείριση επαφών αποτελούν μία από τις βασικές πτυχές του προσωπικού της ρεσεψιόν. Το GoCanvas είναι ένα από τα καλύτερα λογισμικά διαχείρισης μπροστινών γραφείων που βοηθά τους χρήστες να ολοκληρώσουν το έργο τους μέσα σε λίγα λεπτά.

Έρχεται με ισχυρά χαρακτηριστικά για οργανισμούς, βοηθώντας τους χρήστες να δημιουργούν και να γεμίζουν απεριόριστες φόρμες. Ως μπόνους - οι χρήστες μπορούν επίσης να αποθηκεύσουν απεριόριστα δεδομένα.

Προσφέρει ένα εργαλείο μεταφοράς και απόθεσης που επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν τις δικές τους εφαρμογές για κινητά χωρίς κωδικοποίηση ή προγραμματισμό. Επιτρέπει επίσης στους χρήστες να καταγράφουν εικόνες για έλεγχο εργαλείων ή παρακολούθηση ρινόκερων με ένα μόνο κλικ.

Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να επιβεβαιώσετε μια παραγγελία μέσω απλής λήψης υπογραφής στο smartphone σας.

Ο καμβάς βοηθά επίσης με τους υπολογισμούς να εκτιμήσει σωστά την τιμή παραγγελίας. Επί πλέον? Διατηρεί τους χρήστες ενημερωμένους σχετικά με τον εξοπλισμό ή τη θέση μέλους της ομάδας με την παρακολούθηση GPS.

Η σάρωση με barcode με ένα κλικ, η απρόσκοπτη αφομοίωση των πληρωμών μέσω κινητού τηλεφώνου και η μεταφόρτωση της βάσης δεδομένων των πελατών στις άλλες εφαρμογές της είναι μερικά από τα άλλα αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά της.

Τιμή: δωρεάν δοκιμή διαθέσιμη; έκδοση σε επίπεδο επιχειρήσεων ξεκινά από $ 45.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 5 λογισμικό onboarding για υποδοχή νέων υπαλλήλων το 2019

Greetly Digital Receptionist

Το Greetly Digital Receptionist είναι μια εφαρμογή για check-in των επισκεπτών που βοηθάει τους χρήστες να γίνουν περισσότερα. Η διοίκηση είναι ένα κρίσιμο και πολύπλοκο μέρος οποιουδήποτε οργανισμού και η Greetly απλοποιεί τη ροή εργασιών με αυτοματοποίηση.

Από τη διαχείριση της ρεσεψιόν για τον καθορισμό των συσκέψεων, ή το πρόγραμμα ταξιδιού, αυτό το λογισμικό βοηθά στην απλοποίηση όλων των πολλαπλών εργασιών και εξοικονομεί χρόνο.

Αυτό το λογισμικό διαχείρισης μπροστινών γραφείων σκοπεύει να εξοικονομήσει χρήματα και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα, προσφέροντας παράλληλα υψηλό επίπεδο προσαρμογής. Λειτουργεί σε ένα αρχείο καταγραφής επισκεπτών που βασίζεται σε σύννεφο και είναι πάντα διαθέσιμο για περισσότερη ευκολία.

Επιπλέον, αποστέλλει άμεσες ειδοποιήσεις μέσω φωνητικού μηνύματος, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνυμάτων κειμένου ή με χρήση του Slack.

Τιμή: διαθέσιμη δωρεάν δοκιμή 14 ημερών. ξεκινάει από $ 99 / μήνα.

• ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 4 καλύτερος λογισμικός προγραμματισμός εργαζομένων εστιατορίων για το 2019

Jive Voice

Η φωνή Jive είναι μια άλλη, βασισμένη σε σύννεφο, ολοκληρωμένη αυτοματοποιημένη αναπαράσταση

Αυτό το λογισμικό ρεσεψιονίστ είναι κατάλληλο για διάφορες εταιρείες όλων των μεγεθών. Από τα κουτιά τηλεφωνητή σε εικονικό λογισμικό ρεσεψιονίστ, προσφέρει μια σειρά από φιλοξενούμενες σουίτες VoIP. Αυτό το αυτόματο σύστημα παρακολούθησης διαχειρίζεται και ενημερώνει το σύστημα τηλεφώνου σε πραγματικό χρόνο. Μπορεί να το κάνει από μια συσκευή που υποστηρίζεται από το διαδίκτυο χρησιμοποιώντας την ιστοσελίδα του Jive.

Ο επεξεργαστής του σχεδίου οπτικής κλήσης από την εφαρμογή βοηθά το σύστημα τηλεφώνου να δημιουργηθεί με εκπληκτικό τρόπο. Βοηθάει στη δημιουργία προκαθορισμένων χρονοδιαγραμμάτων χρησιμοποιώντας ένα προσαρμοσμένο σχέδιο κλήσης που ενεργοποιείται αυτόματα μόλις ο χρήστης φύγει. Οι χρήστες μπορούν επίσης να προσθέσουν προσαρμοσμένους χαιρετισμούς, βοηθώντας τους να προσθέσουν το πρόγραμμα για όλη την ημέρα ταυτόχρονα.

Ένα από τα άλλα σημαντικά χαρακτηριστικά του είναι Find Me / Follow Me που επιτρέπει στους χρήστες να κατευθύνουν τις εισερχόμενες κλήσεις σε διάφορα τηλέφωνα σε μια συγκεκριμένη ρύθμιση. Αυτό βοηθά τους μεμονωμένους χρήστες να δημιουργήσουν μια αποκλειστική ροή κλήσεων κατά τη μετάβαση στην επέκτασή τους.

Τιμή: ξεκινάει από $ 19.95.

• ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 5 αυτοματοποιημένο λογισμικό CRM που πρέπει να χρησιμοποιεί κάθε επιχείρηση

Hootsuite

Η διαχείριση της ρεσεψιόν δεν αφορά μόνο την παρακολούθηση κλήσεων ή τη διαχείριση επισκεπτών. Αλλά, είναι επίσης για την εύρεση και τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων πελατών και ένας από τους καλύτερους τρόπους για να κάνετε σήμερα είναι μέσω των κοινωνικών μέσων.

Το Hootsuite είναι αναμφίβολα ένα από τα κορυφαία λογισμικά που βοηθούν τους χρήστες να διαχειρίζονται τα κοινωνικά μέσα τους σε ένα μέρος. Με αυτόν τον τρόπο, διπλασιάζεται ως ανταγωνιστικό λογισμικό διαχείρισης μπροστινών γραφείων βοηθώντας τους ρεσεψιονίστ να εκμεταλλευτούν τα κοινωνικά μέσα.

Το λογισμικό έχει σχεδιαστεί για να εξοικονομεί χρόνο βοηθώντας τους χρήστες να προγραμματίσουν τις κοινωνικές τους θέσεις. Τους βοηθά να μένουν ενεργά στις πλατφόρμες κοινωνικών μέσων ανά πάσα στιγμή, προγραμματίζοντας αυτόματα πολλές από τις θέσεις σε όλους τους κοινωνικούς λογαριασμούς, ταυτόχρονα.

Επίσης, ενημερώνει τους χρήστες με προ-εξουσιοδοτημένο περιεχόμενο που μπορεί να δημοσιεύσει η ομάδα. Τα δεδομένα αποθηκεύονται στο προτιμώμενο αρχείο σύννεφο του χρήστη.

Επί πλέον? Επιτρέπει επίσης στους χρήστες να εκτιμούν την επίδραση των προωθήσεων των κοινωνικών μέσων με λεπτομερείς αναφορές. Επιπλέον, οι χρήστες μπορούν επίσης να αναζητήσουν και να φιλτράρουν τις συνομιλίες των κοινωνικών μέσων χρησιμοποιώντας hashtags, λέξεις-κλειδιά και επίσης τοποθεσία.

Οι χρήστες μπορούν να βρουν συνομιλίες σε πολλές γλώσσες. Αυτό τους βοηθά να κατανοήσουν τι λένε οι άλλοι για το εμπορικό σήμα τους κ.λπ.

Τιμή: διαθέσιμη δοκιμή 30 ημερών διαθέσιμη. στη συνέχεια, τιμή $ 5.99 / μήνα.

Σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, ένας ρεσεψιονίστ στη ρεσεψιόν έχει πολλά πράγματα να διαχειριστεί. Από τη διαχείριση των επισκεπτών, την παρακολούθηση κλήσεων πελατών, προγραμματισμό συναντήσεων, γεύματα ή δρομολόγια ταξιδίων, στη διαχείριση βάσεων δεδομένων πελατών, υπάρχουν πολλά που πρέπει να γίνουν.

Αυτά είναι μερικά από τα καλύτερα αυτοματοποιημένα λογισμικά ρεσεψιονίστ που τους βοηθάει να εξοικονομούν χρόνο και να απλοποιούν τα πράγματα. Έτσι, ξεκινήστε την υλοποίησή τους στην επιχείρησή σας για αυξημένη παραγωγικότητα.