Στον σύγχρονο ανταγωνιστικό κόσμο των επιχειρήσεων, όλες οι οργανώσεις αντιμετωπίζουν νέες προκλήσεις όσον αφορά τη σταθερή παραγωγικότητα και τη δημιουργία του πιο αφοσιωμένου εργατικού δυναμικού. Η απόκτηση του στόχου σε οποιονδήποτε οργανισμό εξαρτάται κυρίως από τη συνέπεια του επιπέδου παραγωγικότητας των εργαζομένων.

Στο σημερινό επιχειρησιακό περιβάλλον, κανένας οργανισμός δεν μπορεί να αποδώσει τα υψηλότερα επίπεδα παραγωγικότητας εκτός αν ο καθένας από τους υπαλλήλους του δεσμεύεται να βελτιώσει τα επίπεδα οργανωτικής ικανότητας για παραγωγικότητα. Αυτό σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι θα συμβάλλουν στην ανάπτυξη των επιχειρήσεων.

Δυστυχώς, ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων τείνουν να αποτυγχάνουν στην παρακολούθηση της ημερήσιας παραγωγικότητας των υπαλλήλων τους και το αποτέλεσμα είναι ότι η απόδοση της εργασίας τους θα είναι επιζήμια για την ανάπτυξη των επιχειρήσεων και αυτό το πράγμα δεν θα μπορεί να ανιχνευθεί και να ελεγχθεί.

Αυτό θα κατέστρεφε την ικανότητα της επιχείρησης να επιτύχει τους στόχους της. Ωστόσο, χάρη στην τεχνολογία και στα εργαλεία λογισμικού για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, οι οργανισμοί δεν χρειάζεται να περιμένουν προγράμματα αξιολόγησης της απόδοσης των εργαζομένων πολύ μεγάλης διάρκειας για να μάθουν πώς δουλεύουν.

Κύριοι λόγοι για τη χρήση λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελούν την κύρια πηγή παραβίασης των δεδομένων για τις εταιρείες, επειδή οι εργαζόμενοι πρέπει να ανταλλάσσουν πληροφορίες μέσω της επαγγελματικής αλληλογραφίας, οπότε είναι σημαντικό να εξασφαλίζετε και να παρακολουθείτε τα δεδομένα όταν απαιτείται να συμμορφώνεστε με τους νόμους HIPAA, τις αιτήσεις GRAMA και τους κανονισμούς FINRA.

Υπάρχουν ορισμένες απλές λύσεις επιτήρησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διατίθενται στην αγορά, οι οποίες θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων, για να βεβαιωθείτε ότι τα κρίσιμα δεδομένα δεν μοιράζονται ούτε σκοπίμως ούτε ακούσια. Τα προγράμματα παρακολούθησης των υπαλλήλων περιλαμβάνουν δυνατότητες παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και περισσότερα εργαλεία για την παρακολούθηση άλλων δραστηριοτήτων των εργαζομένων κατά τη διάρκεια της εργασίας τους.

Μια άλλη κεντρική πτυχή του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων είναι η ικανότητα ελέγχου της δραστηριότητάς τους κατά τη χρήση του εξοπλισμού της εταιρείας όπως οι φορητοί υπολογιστές και οι επιφάνειες εργασίας. Τέτοιες λύσεις θα σας επιτρέψουν να δείτε ποιοι ιστοτόποι είναι προσβάσιμοι από τους υπαλλήλους σας, οι οποίοι είναι οι εργαζόμενοι που συνήθως κατεβάζουν αρχεία και όταν συνδέουν ή αφαιρούν μονάδες USB.

Αυτά τα εργαλεία θα μπορούν επίσης να σας ειδοποιούν όταν αναζητούνται συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά που απαιτούν ανησυχία από την εταιρεία σας και αυτές περιλαμβάνουν αναζήτηση εργασίας, αναζήτηση πορνογραφίας ή αναζητήσεις που σχετίζονται με ανταγωνιστικές επαφές.

Τα καλύτερα εργαλεία για την παρακολούθηση του χώρου εργασίας θα σας προσφέρουν διοικητικό έλεγχο που θα σας επιτρέψει να αποκλείσετε τέτοιου είδους δραστηριότητες και επίσης να περιορίσετε την πρόσβαση σε ακατάλληλους ή μη ασφαλείς ιστότοπους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με επιτυχία εργαλεία για την παρακολούθηση της εργασίας του υπαλλήλου σας για να μάθετε τι είναι μέχρι σήμερα ένας υπάλληλος.

Τι πρέπει να λάβετε υπόψη από νομική και τεχνική άποψη;

Η παρακολούθηση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων των εργαζομένων μπορεί να φαίνεται παραβίαση της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων, αλλά το Ανώτατο Δικαστήριο των ΗΠΑ αποφάσισε το 2010 ότι είναι νόμιμο για οργανισμούς και εταιρείες να παρακολουθούν τις ενέργειες των εργαζομένων ενώ εργάζονται και ενώ χρησιμοποιούν την επιχείρηση «εξοπλισμό. Αυτό περιλαμβάνει τηλεειδοποιητές, φορητούς υπολογιστές, μονάδες USB και κινητές συσκευές. Προγράμματα για την παρακολούθηση των βασικών αρχείων καταγραφής και για την καταγραφή κωδικών πρόσβασης μπορούν να χρησιμοποιηθούν ακόμη και αν υπάρχει κάποια ηθική διαμάχη γύρω από το θέμα της χρήσης τους.

Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι η ομοσπονδιακή κυβέρνηση δεν θέτει περιορισμούς στην παρακολούθηση μέσω του Διαδικτύου των εργαζομένων. Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν μερικές μεμονωμένες πολιτείες που θέτουν την προστασία πρώτα.

Όλο και περισσότερες πολιτείες ζητούν σήμερα από τους υπαλλήλους να ενημερώνουν τους εργαζομένους τους σε περίπτωση που η εταιρεία τους παρακολουθεί την ηλεκτρονική δραστηριότητα των εργαζομένων και αυτό περιλαμβάνει πληκτρολογήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι ειδοποιήσεις αυτές μπορούν να κοινοποιηθούν στο εγχειρίδιο των εργαζομένων ή ως υπενθύμιση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Λειτουργία Stealth εναντίον διαφανούς λειτουργίας

Όταν οι εργοδότες χρησιμοποιούν αυτά τα εργαλεία παρακολούθησης, μπορούν να επιλέξουν τη δυνατότητα χρήσης τους με μυστική ή διαφανή λειτουργία.

Η λειτουργία Stealth είναι επίσης γνωστή ως αθόρυβη λειτουργία και αυτό σημαίνει ότι οι υπάλληλοι δεν μπορούν να δουν το γεγονός ότι παρακολουθούνται. Τα υψηλής ποιότητας εργαλεία παρακολούθησης θα λειτουργούν αόρατα και δεν θα εντοπίζονται από τους υπαλλήλους.

Ο διαφανής τρόπος επιτήρησης θα επιτρέψει στους υπαλλήλους σας να δουν το πρόγραμμα επιτήρησης στα συστήματά τους. Τέτοιο λογισμικό απαιτεί εγκατάσταση σε κάθε επιμέρους υπολογιστή, συμπεριλαμβανομένης της διαχειριστικής πύλης. Αυτό δεν θα είναι τόσο εύκολο όσο το stealth mode, αφού οι διαχειριστές θα πρέπει να ελέγξουν κάθε μία αναφορά από κάθε σύστημα για να δουν πώς κάνουν οι εργαζόμενοι.

Πώς λειτουργούν τα εργαλεία παρακολούθησης;

Τα εργαλεία εντοπισμού εργαζομένων πρέπει να εγκατασταθούν σε πολλά συστήματα, συμπεριλαμβανομένου ενός κεντρικού σταθμού σε περίπτωση που οι εργοδότες θέλουν να μην εντοπιστούν από τους χρήστες. Για να λειτουργήσει σωστά αυτός ο τύπος εργαλείου, πρέπει πρώτα να απενεργοποιήσετε το τείχος προστασίας και να επανενεργοποιηθεί μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία εγκατάστασης.

Από την άλλη πλευρά, είναι πρακτικά αδύνατο το πρόγραμμα να λειτουργήσει χωρίς πρόσθετα μπαλώματα και προγραμματισμό για να επιτρέψει στο λογισμικό παρακολούθησης PC να επεξεργαστεί το πρόγραμμα. Αυτό θα διαρρήξει μια τρύπα στο σύστημα ασφαλείας, και θα κάνει το δίκτυο ευάλωτο σε όλα τα είδη κακόβουλου λογισμικού, ιούς, spyware και ούτω καθεξής.

Να είστε προσεκτικοί κατά τη μεταμφίεση των ιών

Θα πρέπει να γνωρίζετε το γεγονός ότι υπάρχουν πολλά εργαλεία παρακολούθησης των εργαζομένων που είναι στην πραγματικότητα ιοί σε μεταμφίεση και ενώ μπορεί να σας δώσουν δυνατότητες keylogging και καταγραφής κωδικών πρόσβασης, θα συλλέξουν επίσης τα δεδομένα πίσω από τα παρασκήνια και θα τα πουλήσουν για να παραβιάσουν ασφάλειας του οργανισμού. Τα περισσότερα από τα εργαλεία παρακολούθησης της δραστηριότητας των εργαζομένων μπορούν να λειτουργήσουν γύρω από το τείχος προστασίας, αλλά εξακολουθεί να υπάρχει πιθανότητα να περάσουν μερικές απειλές μέσω ανιχνεύσεων.

Ανάπτυξη του λογισμικού: Σύννεφο και επί τόπου

Μια άλλη σημαντική πτυχή που πρέπει να εξετάσετε είναι ο τρόπος με τον οποίο εφαρμόζετε το λογισμικό. Οι επιτόπιες εγκαταστάσεις είναι η πιο συνηθισμένη επιλογή και τα περισσότερα εργαλεία προσφέρουν. Αυτό θα σας επιτρέψει να φιλοξενήσετε το πρόγραμμα και τα δεδομένα που συλλέγει στον δικό σας διακομιστή. Αυτή η λύση απαιτεί λίγο περισσότερη γνώση πληροφορικής και μπορεί να χρειαστεί περισσότερος χρόνος για την εγκατάσταση. Οι λύσεις Cloud, από την άλλη πλευρά, είναι ευκολότερες στη διαχείριση και μπορούν να εγκατασταθούν γρηγορότερα από την εσωτερική εγκατάσταση.

Λύσεις που ταιριάζουν στις ανάγκες σας

Το γονικό λογισμικό και το λογισμικό παρακολούθησης είναι δύο λύσεις που παρακολουθούν τη χρήση των προσωπικών υπολογιστών. Και οι δύο εγκαθίστανται και χρησιμοποιούνται σε έναν μόνο υπολογιστή και δεν δημιουργούν τις ίδιες απειλές με τα εργαλεία επιτήρησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα, για τα οποία ήδη είπαμε να δουλεύουμε γύρω από τείχη προστασίας.

Το λογισμικό παρακολούθησης και το γονικό λογισμικό προσφέρονται με πρόσθετες επιλογές που έχουν σχεδιαστεί για την πρόληψη επιθέσεων στον κυβερνοχώρο μαζί με εργαλεία για την παρακολούθηση των παιδιών και των συζύγων όταν πηγαίνουν στο διαδίκτυο.

Υπάρχουν πολλές επιχειρήσεις που είναι επίσης επιφυλακτικές για το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και για τις εφαρμογές που παρακολουθούν εξερχόμενα και εισερχόμενα μηνύματα για spyware, ιούς και Trojans.

Υπάρχει επίσης λογισμικό κρυπτογράφησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο μπορεί να προστατεύσει τα προσωπικά δεδομένα και τις κρίσιμες πληροφορίες όταν μεταδίδεται σε παραλήπτες τρίτων. Αυτά τα εργαλεία θα διασφαλίσουν ότι τα ευαίσθητα δεδομένα θα έχουν πρόσβαση και θα χρησιμοποιηθούν μόνο από άτομα που πραγματικά χρειάζονται τις πληροφορίες, διατηρώντας ταυτόχρονα όσο το δυνατόν ασφαλέστερα.

Εδώ βρίσκονται οι καλύτερες πέντε επιλογές για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των εργαζομένων:

Teramind

Η Teramind παρέχει λογισμικό που εξομαλύνει τη διαδικασία συλλογής της συμπεριφοράς των χρηστών στους υπολογιστές, προκειμένου να εντοπίζει ύποπτη δραστηριότητα, να παρακολουθεί την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα, να ανιχνεύει πιθανές απειλές και να διασφαλίζει τη συμμόρφωση της βιομηχανίας. Η αποστολή του Teramind είναι να μειώσει τα περιστατικά ασφάλειας παρέχοντας πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο στις δραστηριότητες των χρηστών προσφέροντας προειδοποιήσεις, ειδοποιήσεις, ανακατευθύνσεις και αποκλεισμούς χρηστών για την ασφαλή και αποτελεσματική διατήρηση των επιχειρήσεων και των οργανισμών.

Το λογισμικό έρχεται τόσο σε επιτόπου όσο και σε επιλογές ανάπτυξης που βασίζονται στο σύννεφο, ώστε να ικανοποιούν τις απαιτήσεις κάθε οργανισμού.

Το Teramind μπορεί να εντοπίσει με επιτυχία ποιοι χρήστες είναι πιο επικίνδυνοι για την επιχείρησή σας, αναλύοντας τις τάσεις της συμπεριφοράς τους. Μπορείτε να ελέγξετε ποιες συγκεκριμένες πολιτικές έχουν παραβιάσει και στη συνέχεια να τις εκπαιδεύσετε προκειμένου να αποφύγετε μελλοντικά περιστατικά.

Με αυτό το εργαλείο, μπορείτε επίσης να γράψετε κανόνες που αντιδρούν σε οποιαδήποτε παρατηρήσιμη δραστηριότητα χρήστη, όπως το να εμποδίζετε την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να ειδοποιείστε όταν εκτυπώνεται ένα συγκεκριμένο έγγραφο. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να καταγράφετε και να καταγράφετε όλη τη δραστηριότητα, και να την αναπαράγουν σαν ένα βίντεο και να αναλύουν τα μεταδεδομένα περιόδου λειτουργίας.

Για να ξεκινήσετε με το λογισμικό πρέπει να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα:

• Εγγραφείτε δωρεάν στο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων του Teramind Basic Cloud.
• Εγκαταστήστε τους παράγοντες παρακολούθησης στα μηχανήματα που θέλετε να παρακολουθήσετε και να αποφασίσετε είτε επιλογές πλήρους είτε μερικής απασχόλησης για έλεγχο.
• Πρέπει να προσαρμόσετε κάθε ρύθμιση ειδοποίησης και παρακολούθησης για να προσαρμόσετε την πλατφόρμα στις ανάγκες σας.
• Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες από την πλατφόρμα του λογισμικού για μοναδικές δυνατότητες παρακολούθησης που βελτιώνουν την ασφάλεια και την παραγωγικότητα.

HipChat

Το HipChat λειτουργεί πολύ καλά ως ένα συμπληρωματικό εργαλείο για πλατφόρμες τύπου WorkZone. Πρόκειται για ένα εργαλείο διαχείρισης χρόνου το οποίο είναι ουσιαστικά ένας άμεσος αγγελιοφόρος που είναι χτισμένος για χώρους εργασίας. Θα μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε συνεχείς συνομιλίες ή επικοινωνία 1 σε 1.

Ένα από τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά του είναι ένα πλήρες ιστορικό συνομιλίας και τώρα οι υπάλληλοι που έχαναν μια συνάντηση στο HipChat δεν θα χρειαστεί πλέον να διακόψουν κάποιον άλλο για να καλύψουν τη διαφορά, θα πρέπει απλώς να ξαναεπισκεφτούν τη συνεδρία και να την περιηγηθούν γρήγορα.

Αυτό το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου είναι ένα σημαντικό εργαλείο για τον έλεγχο της καθημερινής απόδοσης των εργαζομένων και μπορεί να αποδειχθεί η ευκαιρία να προσδιοριστούν οι στρατηγικές που οδηγούν στην μεγαλύτερη παραγωγικότητα.

WorkiQ

Το WorkiQ είναι ένα εργαλείο που παρακολουθεί τη συμπεριφορά των υπολογιστών των εργαζομένων και παρέχει αναφορές για το χρόνο που αφιερώνουν σε μη παραγωγικές και παραγωγικές εφαρμογές. Ο πίνακας εργαλείων του εργαλείου παρέχει σαφή οπτικά στοιχεία που θα σας ενημερώσουν ποιοι υπάλληλοι και ενεργά ασχολούνται με το έργο τους και ποιοι είναι συνεχώς αποσπασμένοι.

Αυτό το εργαλείο σας δίνει τη δυνατότητα να κατηγοριοποιήσετε κάθε είδους δραστηριότητες, να παρακολουθείτε τις διαδικασίες σε όλες τις εφαρμογές και να συγκρίνετε τον τρόπο με τον οποίο διαφορετικοί χρήστες επεξεργάζονται παρόμοιες μονάδες εργασίας. Οι πίνακες ελέγχου διαχείρισης θα παρέχουν τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

• Εντοπισμός αντιπαραγωγικών συμπεριφορών τη στιγμή της εμφάνισης
• Βλέποντας και ανταμείβοντας την παραγωγική συμπεριφορά
• Συγκρίνοντας την πραγματική παραγωγικότητα των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένου του συνδυασμού και της πολυπλοκότητας της εργασίας που απασχολούν οι εργαζόμενοι
• Διαχείριση απομακρυσμένων εργαζομένων
• Προσδιορισμός των κορυφαίων εκτελεστών, ώστε να είναι σε θέση να αναπαράγουν τις διαδικασίες τους διαχρονικά
• Βελτίωση της κατανομής της εργασίας μέσω της ανίχνευσης των ανεπαρκώς χρησιμοποιούμενων δεξιοτήτων ή των εργαζομένων που εργάζονται υπερβολικά

DeskTime

Το DeskTime είναι μια απλή και ασφαλής εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου που σας επιτρέπει να αυξήσετε την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα της εταιρείας σας. Χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο, μπορείτε να παρακολουθείτε την καθημερινή δραστηριότητα, τα άρρωστα φύλλα, τις υπερωρίες και τις διακοπές των υπαλλήλων σας ευκολότερα. Θα έχετε τη δυνατότητα να έχετε μια σαφή εικόνα της ροής εργασίας της ομάδας σας. Με το DeskTime μπορείτε να παρακολουθείτε εφαρμογές, διευθύνσεις URL και επίσης χρόνο εκτός σύνδεσης και μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε λεπτομερή δεδομένα σχετικά με τους τρόπους με τους οποίους οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιούν εφαρμογές και ιστότοπους και τι κάνουν όταν δεν είναι συνδεδεμένοι.

Το εργαλείο προσφέρει αυτόματα στιγμιότυπα οθόνης και ιχνηλάτες ρυθμού δραστηριότητας που θα σας επιτρέψουν να παρακολουθήσετε το χρόνο που αφιερώνεται σε μεμονωμένα έργα. Το DeskTime παρέχει εμπεριστατωμένες πληροφορίες και αναφορές για τη χρέωση και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να προσαρμόσετε εύκολα, να κατεβάσετε και επίσης να στείλετε αναφορές CSV για να δώσετε στους πελάτες σας τις πιο ακριβείς πληροφορίες σχετικά με το ποσό της εργασίας και το χρόνο που δαπανάται για όλα τα έργα που αναπτύσσονται από την επιχείρηση.

Μπορείτε να επιβλέπετε τοπικές και απομακρυσμένες ομάδες τόσο από το κινητό σας όσο και από την επιφάνεια εργασίας σας και έτσι μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο εξετάζοντας τις αναφορές σχετικά με την απόδοση της επιχείρησής σας ενώ βρίσκεστε εν κινήσει. Η ομάδα υποστήριξης του εργαλείου διατίθεται μέσω συνομιλίας, φωνητικού ταχυδρομείου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ομάδα από το DeskTime ακολουθεί τα πρότυπα ασφαλείας της βιομηχανίας για να εξασφαλίσει τις προσωπικές πληροφορίες που τους παρέχονται.

Asana

Το Asana είναι ένα εργαλείο που προσφέρει εργασίες, έργα, πίνακες ελέγχου και συνομιλίες, ώστε οι ομάδες να μπορούν να μετακινούν πιο αποτελεσματικά την εργασία τους από την αρχή μέχρι το τέλος. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δείτε την πρόοδο για οποιοδήποτε έργο χωρίς προγραμματισμό συνάντησης κατάστασης ή χωρίς να χρειάζεται να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με αυτό το εργαλείο, θα μπορείτε να χρησιμοποιείτε προσαρμοσμένα πεδία για να παρακολουθείτε οτιδήποτε έχει μεγάλη σημασία για εσάς, είτε πρόκειται για σφάλματα, αιτούντες εργασία είτε για οδηγούς.

Μπορείτε να οργανώσετε τις εργασίες σας σε κοινόχρηστους καταλόγους ή συμβούλια για όλες τις συναντήσεις, τα προγράμματα και τις πρωτοβουλίες σας. Τα τμήματα και οι στήλες θα σας επιτρέψουν να προσαρμόσετε το Asana ώστε να ταιριάζει με τις ροές εργασίας σας και να προσθέσετε δομή σε όλα τα έργα σας.

Θα είστε σε θέση να διασπάσετε το έργο μιας εργασίας σε μικρότερα μέρη ή να διαιρέσετε το έργο μεταξύ πολλών έργων και όταν μια ενιαία εργασία γίνεται μια μεγάλη και σημαντική πρωτοβουλία, θα είστε σε θέση να την μετατρέψετε γρήγορα σε ένα έργο.

Οι συμπεριφορές των εργαζομένων είναι απρόβλεπτες και με τη βοήθεια αυτών των εξαιρετικών εργαλείων θα μπορείτε να αυξήσετε την αποδοτικότητά τους στην εργασία και τη συνολική παραγωγικότητα της επιχείρησής σας. Περιηγηθείτε σε όλα και επιλέξτε το αγαπημένο σας, ανάλογα με τις ανάγκες σας. Εγγυόμαστε την υψηλή ποιότητα για όλα τα εργαλεία που έχουμε συζητήσει παραπάνω για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των εργαζομένων σας στην εργασία.