Το Microsoft Office 2010 και το 2013 επωφελούνται τώρα από μια σειρά νέων λειτουργιών Document Inspector. Επίσης γνωστή ως "εργαλείο ελέγχου για ζητήματα", ο Έλεγχος εγγράφων ελέγχει τα έγγραφα του Office για αντικείμενα που ενδέχεται να περιέχουν προσωπικές ή κρυφές πληροφορίες.

Αυτές οι ευαίσθητες πληροφορίες είναι σημαντικές επειδή μπορούν να αποκαλύψουν λεπτομέρειες σχετικά με την παρουσίαση ή την εταιρεία σας που δεν θέλετε να μοιραστείτε με άλλα άτομα όταν μοιράζεστε έγγραφα Excel, PowerPoint ή Word. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να ελέγξετε τα έγγραφα ή τα μεταδεδομένα (ιδιότητες εγγράφου) προτού τα μοιραστείτε δημόσια.

Έτσι λειτουργεί ο Επιθεωρητής εγγράφων. Πρώτον, προσπαθεί να καταργήσει αυτόματα το ιδιωτικό ή κρυφό περιεχόμενο από το έγγραφο και αν αποτύχει, τότε θα λάβετε μια ειδοποίηση.

Ακολουθεί ο κατάλογος των νέων επιθεωρήσεων:

PowerPoint και Word:

1. Ενσωματωμένα έγγραφα
2. Μακροεντολές, φόρμες ή στοιχεία ελέγχου ActiveX

Υπερτερώ:

1. Ενσωματωμένα έγγραφα
2. Μακροεντολές, φόρμες ή στοιχεία ελέγχου ActiveX
3. Σύνδεσμοι σε άλλα αρχεία
4. Συγκεντρωτικοί πίνακες, περιστροφικοί πίνακες, τύποι κύβων, τεμαχιστές και χρονοδιαγράμματα *
5. Λειτουργίες δεδομένων πραγματικού χρόνου
6. Έρευνες Excel *
7. Καθορισμένα σενάρια
8. Ενεργά φίλτρα
9. Ιδιότητες προσαρμοσμένου φύλλου εργασίας
10. Κρυμμένα ονόματα

Χρονοδιαγράμματα και έρευνες δεν υποστηρίζονται στο Excel 2010, επομένως ο Επιθεωρητής εγγράφων τους εντοπίζει μόνο στο Excel 2013. Επίσης, το επίσημο ιστολόγιο της Microsoft μας ενημερώνει:

"Ορισμένοι από τους νέους επιθεωρητές ενδέχεται να μην εμφανίζονται στο Excel 2010 με τις ενημερώσεις του Νοεμβρίου 2010 και του Δεκεμβρίου για το Office 2010. Θα εμφανιστούν σε μια ενημέρωση στις αρχές του 2015."

Παρόλο που οι νέες λειτουργίες βελτιώνουν τον ανιχνευτή εγγράφων, αν εργάζεστε με ευαίσθητες πληροφορίες, λάβετε υπόψη ότι ορισμένα στοιχεία είναι ανιχνεύσιμα απλά επειδή ο ανιχνευτής εγγράφων δεν σχεδιάστηκε για να τα ανιχνεύσει.

"Για παράδειγμα, στο Excel μπορείτε να βάλετε δεδομένα σε μια μακριά σειρά ή στήλη που ίσως να μην βλέπετε όταν κάνετε ανασκόπηση του υπολογιστικού φύλλου, ή στο Word ή στο PowerPoint, μπορείτε να καλύψετε μερικά δεδομένα με μια φωτογραφία και να ξεχάσετε ότι υπάρχει".

Όπως το επίσημο ιστολόγιο της Microsoft το επισημαίνει ξανά, θυμηθείτε ότι ο ανιχνευτής εγγράφων δεν αντικαθιστά τη νομική εξέταση. Σε περίπτωση που αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά την αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών, επειδή σκεφτήκατε ότι και ο Ανιχνευτής εγγράφων έχει φροντίσει αυτό το θέμα, λάβετε υπόψη ότι η Microsoft δεν θα είναι υπεύθυνη γι 'αυτό.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον Έλεγχο εγγράφων, ανατρέξτε στη σελίδα υποστήριξης της Microsoft για το Excel, το Word και το PowerPoint.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Καμία τύχη για τα Windows PC: Η άνοδος του Rider Tomb που θα κυκλοφορήσει στο Xbox