Ψάχνετε για έναν εύκολο αλλά απλό τρόπο συνεργασίας και ανταλλαγής καθηκόντων με την ομάδα σας; Η εφαρμογή Microsoft Planner σάς βοηθά να κάνετε ακριβώς αυτό και πολλά άλλα.

Από την εισαγωγή του, η εφαρμογή Microsoft Planner βοήθησε διάφορες ομάδες σε όλο τον κόσμο, βοηθώντας τους να δημιουργήσουν νέα σχέδια, να οργανώσουν και να αναθέσουν διαφορετικές εργασίες, να μοιραστούν έγγραφα, να συζητήσουν μέσω συζήτησης τι εργάζεται επί του παρόντος και να λαμβάνουν ενημερώσεις προόδου για κάθε εργασία.

Με απλά λόγια, η εφαρμογή παρέχει έναν οπτικό τρόπο οργάνωσης της ομαδικής εργασίας και ενημερώνεται για την πρόοδο για διάφορες εργασίες.

Η εφαρμογή είναι κατασκευασμένη για το Office 365, αλλά είναι διαθέσιμη μόνο σε χρήστες με προγράμματα εγγραφών συνδρομής Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium και Education.

Αυτό σημαίνει ότι δεν είναι διαθέσιμο για κρατική συνδρομή ή προσωπική χρήση.

Ορισμένες από τις εργασίες που μπορείτε να εκτελέσετε με την εφαρμογή Microsoft Planner περιλαμβάνουν:

• Συνεργασία με την ομάδα σας
• Συνδέστε αρχεία, φωτογραφίες, έγγραφα ή συνδέσμους
• Προσθέστε λίστες ελέγχου σε εργασίες
• Προσθέστε σχόλια στις εργασίες
• Επισημάνετε εργασίες με ετικέτες
• Ορίστε και ενημερώστε την πρόοδο για τις εργασίες
• Ορίστε ή προσθέστε εικόνα προεπισκόπησης για εργασίες
• Δείτε την πρόοδο των σχεδίων σας
• Δείτε όλες τις εργασίες και τα σχέδια
• Λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με εργασίες και σχέδια
• Διαγράψτε εργασίες ή σχέδια
• Παρακολουθήστε την πρόοδο από οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή

Πώς να δημιουργήσετε ένα σχέδιο στην εφαρμογή Microsoft Planner

Το Microsoft Planner σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο, να οργανώσετε και να δημιουργήσετε την ομάδα σας, να αναθέσετε εργασίες και να λάβετε ενημερώσεις προόδου.

Οι χρήστες που είναι νέοι στο Microsoft Planner μπορούν να ξεκινήσουν με την επίσκεψη tasks.office.com, να δημιουργήσουν σχέδια στην εφαρμογή Ιστού και στη συνέχεια να προβάλουν και να ενημερώσουν τα σχέδιά τους σε κινητά. Οι υπάρχοντες χρήστες μπορούν να λάβουν το Planner μέσω της διαδικτυακής ή κινητής πλατφόρμας.

Για να ξεκινήσετε, ακολουθήστε τα παρακάτω απλά βήματα:

1. Συνδεθείτε
2. Δημιουργήστε ένα σχέδιο
3. Προσθέστε μια εργασία
4. Ορίστε μια ημερομηνία για την εργασία σας
5. Κατηγοριοποιήστε τις εργασίες σας
6. Προσθέστε άτομα από την ομάδα σας
7. Αναθέστε εργασίες σε διαφορετικά μέλη της ομάδας
8. Παρακολουθήστε την πρόοδο

Βήμα 1: Συνδεθείτε

Όπως αναφέρθηκε νωρίτερα, το Microsoft Planner είναι διαθέσιμο μόνο για συνδρομές εργασίας ή σχολείου, οπότε για να συνδεθείτε, χρειάζεστε τα διαπιστευτήρια σύνδεσης για εργασία ή σχολικό λογαριασμό.

Είναι σημαντικό να σημειώσετε ότι δεν χρειάζεστε εγκατεστημένο λογισμικό στον υπολογιστή σας ή σε άλλη συσκευή για να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή. Συνδέεστε απλά σε αυτό μέσω του προγράμματος περιήγησης ιστού.

Μόλις συνδεθείτε, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Αποκτήστε πρόσβαση στον ιστότοπό σας για το έργο ή για το σχολείο
• Προβολή, επεξεργασία και δημιουργία σχεδίων
• Προβολή, επεξεργασία και δημιουργία εργασιών
• Συνομιλήστε με τα μέλη της ομάδας
• Παρακολουθήστε την πρόοδο των σχεδίων και των καθηκόντων

Δείτε πώς μπορείτε να συνδεθείτε στο Microsoft Planner:

1. Άνοιγμα προγράμματος περιήγησης ιστού
2. Στη γραμμή διευθύνσεων, πληκτρολογήστε http://office.com/signin ή
3. Πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιό σας
4. Επιλέξτε το λογαριασμό με τον οποίο θέλετε να συνδεθείτε
5. Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον κωδικό πρόσβασής σας για το λογαριασμό που επιλέξατε
6. Συνδεθείτε

Σημείωση: εάν έχετε ήδη συνδεθεί ή διαθέτετε το περιβάλλον του Office 365 για τον χώρο εργασίας σας, μπορείτε να συνδεθείτε απευθείας στο Microsoft Planner μέσω του εκτοξευτή εφαρμογών.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εκτελέσετε αυτήν την ενέργεια:

1. Επιλέξτε το πρόγραμμα εκκίνησης εφαρμογών στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης
2. Επιλέξτε το πλακίδιο Planner στην αρχική σελίδα ή στο παράθυρο εφαρμογής
3. Συνδεθείτε στο Planner

Δημιουργία λογαριασμού με το Microsoft Planner

Για να συνδεθείτε, το έργο ή το ίδρυμα σχολείου σας πρέπει να έχει εγγραφεί για ένα κατάλληλο πρόγραμμα του Office 365, τότε ο διαχειριστής σας θα σας δώσει έναν λογαριασμό.

Αν δεν μπορείτε να συνδεθείτε παρόλα αυτά, επικοινωνήστε με το γραφείο υποστήριξης της εργασίας ή του σχολείου σας.

Βήμα 2: Δημιουργήστε ένα σχέδιο

Μόλις συνδεθείτε στο Microsoft Planner, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στον ιστότοπο και έτσι να μπορείτε να δείτε τα διαθέσιμα σχέδια για κάθε ομάδα του Office 365.

Υπάρχουν δύο διαφορετικοί τύποι σχεδίων: δημόσιοι και ιδιωτικοί.

Δημόσια σχέδια είναι ορατά σε όλους στη δουλειά σας ή στη σχολική οργάνωση που σημαίνει ότι εμφανίζονται όποτε κάποιος στον οργανισμό αναζητά σχέδιο, ενώ ιδιωτικά σχέδια είναι ορατά σε συγκεκριμένα άτομα που προστίθενται στο σχέδιο.

Σημείωση: Εάν κάνετε το σχέδιό σας δημόσιο ή ιδιωτικό, η ομάδα σας Office 365 είναι επίσης δημόσια ή ιδιωτική.

Για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε ένα σχέδιο πηγαίνοντας στα Αγαπημένα σχέδια ή Όλα τα σχέδια (μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε ένα νέο σχέδιο επιλέγοντας Νέο σχέδιο
2. Εάν επιλέξετε Νέο σχέδιο, δώστε στο σχέδιό σας ένα όνομα

   

3. Επιλέξτε ποιος μπορεί να δει το σχέδιό σας
4. Επιλέξτε Επιλογές για να:

• Προσθέστε μια περιγραφή
• Αποφασίστε εάν θα εγγραφείτε αυτόματα στα νέα μέλη στην ειδοποίηση

1. Δημιουργήστε ένα σχέδιο

Σημείωση: Η δημιουργία ενός νέου σχεδίου δημιουργεί επίσης μια νέα ομάδα του Office 365. Αυτό διευκολύνει τη συνεργασία τόσο στο Microsoft Planner όσο και σε άλλες εφαρμογές όπως το Outlook και το OneDrive, μεταξύ άλλων.

Μόλις δημιουργήσετε ένα σχέδιο, το επόμενο βήμα είναι να προσθέσετε εργασίες.

Βήμα 3: Προσθέστε εργασίες, ορίστε ημερομηνίες και κατηγοριοποιήστε

Έτσι, έχετε συνδεθεί με επιτυχία, δημιούργησε ένα σχέδιο και τώρα θέλετε να προσθέσετε εργασίες στο σχέδιό σας.

Η προσθήκη εργασιών απλά αναλύει τι πρέπει να γίνει και από ποιον.

Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε εργασίες στο σχέδιό σας:

1. Στο πλαίσιο "Να κάνει", εισάγετε ένα όνομα εργασίας
2. Επιλέξτε Προσθήκη εργασίας (μπορείτε να προσθέσετε διάφορες εργασίες πληκτρολογώντας ένα όνομα εργασίας και στη συνέχεια πατήστε enter και συνεχίστε να πληκτρολογείτε για να προσθέσετε περισσότερα.) Εάν δεν μπορείτε να δείτε το πεδίο To do, κάντε κλικ στο σύμβολο + plus για να εμφανιστεί το πλαίσιο και στη συνέχεια να προσθέσετε μια εργασία

Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες στις εργασίες σας και να καθορίσετε την εμφάνιση στο Διοικητικό Συμβούλιο.

Το Microsoft Planner σάς επιτρέπει να κάνετε τα εξής με τις εργασίες που δημιουργείτε:

• Ορίστε μια εικόνα προεπισκόπησης για κάθε εργασία. Για να το κάνετε αυτό, επισυνάψτε ένα αρχείο, φωτογραφία ή σύνδεσμο στην εργασία ή προσθέστε μια λίστα ελέγχου.

Η πρώτη φωτογραφία, αρχείο ή σύνδεσμος που συνδέεστε γίνεται η προεπισκόπηση. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα διαφορετικό συνημμένο ως προεπισκόπηση ή χρησιμοποιήστε μια περιγραφή, επιλέξτε την εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εμφάνιση στην κάρτα. Για να καταργήσετε την προεπισκόπηση, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου Εμφάνιση κάρτας.

• Προσθέστε την αρχή και την ημερομηνία λήξης της εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε μια εργασία και, στη συνέχεια, προσθέστε μια ημερομηνία έναρξης και μια ημερομηνία λήξης.

Οι ημερομηνίες μπορούν επίσης να προστεθούν κάθε φορά που δημιουργείτε μια νέα εργασία επιλέγοντας Ορισμός ημερομηνίας λήξης.

Εάν βρείτε μια ημερομηνία είναι κόκκινη, σημαίνει ότι η εργασία είναι καθυστερημένη ακόμα και αν είναι ακόμα σε εξέλιξη.

• Επισημάνετε εργασίες με ετικέτες. Οι ετικέτες σας βοηθούν να εντοπίζετε γρήγορα τα γνωρίσματα που μοιράζονται από διαφορετικές εργασίες όπως η τοποθεσία, το χρονοδιάγραμμα και οι απαιτήσεις εργασίας.

Για να προσθέσετε ετικέτες στις εργασίες σας, πηγαίνετε στο Διοικητικό Συμβούλιο, επιλέξτε μια εργασία, επιλέξτε τα έγχρωμα κουτάκια στα δεξιά, στη συνέχεια επιλέξτε τη σημαία που θα χρησιμοποιήσετε και ονομάστε την.

Βήμα 4: Προσθέστε άτομα στην ομάδα σας

Για να προσθέσετε άτομα στην ομάδα σας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

• Πηγαίνετε στο Planner
• Επιλέξτε Μέλη
• Καταχωρίστε το όνομα του μέλους που θέλετε να προσθέσετε

Σημείωση: προς το παρόν μπορείτε να προσθέσετε άτομα μόνο στον οργανισμό σας. Ωστόσο, υπάρχει ένα αναπτυγμένο σχέδιο που επιτρέπει στους χρήστες να προσθέτουν άτομα έξω από τις οργανώσεις τους. Μπορείτε να δείτε περισσότερες δυνατότητες που βρίσκονται αυτήν τη στιγμή σε εξέλιξη στον χάρτη πορείας του Office 365.

Αφού προσθέσετε άτομα, μπορείτε να τους αντιστοιχίσετε εργασίες.

Εάν πρέπει να καταργήσετε κάποιον από τη λίστα ή δεν χρειάζεστε πλέον κάποιο άτομο στο σχέδιό σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε το βέλος δίπλα στα μέλη του Σχεδίου
2. Προσθέστε το άτομο που θέλετε να καταργήσετε
3. Επιλέξτε τις τρεις τελείες
4. Επιλέξτε Κατάργηση

Βήμα 5: Παρακολουθήστε την πρόοδο

• Ορίστε και ενημερώστε την πρόοδο της εργασίας. Η εφαρμογή του Microsoft Planner κατηγοριοποιεί τις εργασίες σε μη ξεκινήσει, σε εξέλιξη και ολοκληρώθηκε.

Μπορείτε να ενημερώσετε την πρόοδο επιλέγοντας την εργασία και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο μενού Προόδου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα ελέγχου για να παρακολουθείτε την πρόοδο των εργασιών. Ωστόσο, αν ψάχνετε για ένα ευρύτερο σχέδιο ή για να δείτε τη συνολική πρόοδο των εργασιών, η προβολή Χαρτών θα σας το παρέχει αυτό. Όταν τελειώσετε με μια εργασία, επισημάνετε την ολοκλήρωση επισημαίνοντάς την και επιλέγοντας το σημάδι επιλογής.

Σημείωση: μπορείτε να δείτε τις ολοκληρωμένες εργασίες μεταβαίνοντας προς τα κάτω τη λίστα εργασιών και επιλέξτε Εμφάνιση ολοκληρωθεί.

Αφού ορίσετε τις εργασίες σας, μπορείτε να τα οργανώσετε σε κουβάδες και να προσθέσετε εκείνα με τα οποία θα συνεργαστείτε με την εργασία σας.

Πώς να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις εργασίες

Μερικές φορές θέλετε να παρακολουθείτε τις εργασίες σας εν κινήσει και αυτό έγινε εφικτό μέσω των ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή Microsoft Planner.

Οι ειδοποιήσεις μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενεργοποιούνται μόλις δημιουργήσετε ένα σχέδιο, όταν προσθέσετε ως μέλος ενός υπάρχοντος σχεδίου, αν κάποιο άλλο μέλος σχολιάσει μια εργασία στην οποία σχολιάσατε, εάν ο κάτοχος του σχεδίου ενεργοποιεί ειδοποιήσεις δραστηριότητας εργασιών ή αν είστε εγγεγραμμένος σε μια σχέδιο.

Οι κάτοχοι προγράμματος μπορούν επίσης να στέλνουν ειδοποιήσεις μέσω της εφαρμογής, στη ροή του σχεδίου όποτε εκχωρείται μια εργασία ή χαρακτηρίζονται ως ολοκληρωμένες.

Οι ειδοποιήσεις είναι συνήθως απενεργοποιημένες από προεπιλογή, οπότε για να τις λάβετε πρέπει να τις ενεργοποιήσετε.

Για να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να κάνετε τα εξής:

• Επιλέξτε τις τρεις τελείες στα δεξιά του σχεδίου σας
• Επιλέξτε Επεξεργασία σχεδίου

  

• Επιλέξτε Αποστολή ειδοποιήσεων σχετικά με την εκχώρηση εργασιών και την ολοκλήρωση εργασιών στην τροφή συνομιλιών του σχεδίου
• Επιλέξτε το πλαίσιο για να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις (για να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις, καταργήστε την επιλογή του ίδιου πλαισίου).

Για να εγγραφείτε σε ένα σχέδιο, επιλέξτε τις τρεις τελείες στα δεξιά του σχεδίου και επιλέξτε Ακολουθήστε το σχέδιο στα εισερχόμενα. Κάντε το ίδιο για να καταργήσετε την εγγραφή, αλλά επιλέξτε Διακοπή ακολουθώντας το σχέδιο στα εισερχόμενα.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της εφαρμογής Microsoft Planner

Πλεονεκτήματα

• Οργανώστε την ομαδική εργασία και κάντε περισσότερα
• Εύκολο στη χρήση καθώς μπορείτε να το ξεκινήσετε με ένα κλικ
• Οργανώστε την εργασία οπτικά
• Ορατότητα και διαφάνεια
• Άψογη συνεργασία με την ομάδα σας
• Ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με εργασίες και σχέδια
• Εργαστείτε σε όλες τις συσκευές σας
• Διαθέσιμα κανάλια για την αποστολή σχολίων σε περίπτωση προβλημάτων αντιμετώπισης προβλημάτων με την εφαρμογή

Μειονεκτήματα

• Δεν διατίθεται για προσωπική ή κυβερνητική χρήση
• Η εφαρμογή δεν έχει αναπτυχθεί πλήρως όπως άλλες εφαρμογές συνεργασίας ομάδας όπως η Asana, επειδή ορισμένες λειτουργίες είναι ακόμα υπό ανάπτυξη

Κάντε λήψη της εφαρμογής Planner από το Microsoft Office Store.

Μοιραστείτε μαζί μας την εμπειρία σας χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Microsoft Planner στην παρακάτω ενότητα σχολίων.