Η εμφάνιση του cloud storage έχει εξαλείψει σωστά το άγχος του χειρισμού του χαρτιού. Ως εκ τούτου, οι εργοδότες είναι σε θέση να εξοικονομήσουν χρόνο και ταυτόχρονα να βελτιώσουν τη ροή εργασίας. Έτσι, εάν προσπαθείτε να μειώσετε τη χρήση εγγράφων σε χαρτί και να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα, βρίσκεστε στη σωστή θέση. Αυτό το άρθρο σάς παρέχει έξι από τα καλύτερα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων για να διαλέξετε.

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων, γνωστό και ως Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων (DMS), είναι προγράμματα υπολογιστών ειδικά σχεδιασμένα για τον εντοπισμό, τον εξορθολογισμό και τη διαχείριση εγγράφων και ροής εργασιών, με κύριους στόχους τη μείωση του φόρτου εργασίας και την επιτάχυνση της ροής εργασίας.

Ακολουθήστε αυτήν την ανάρτηση για να δείτε μια ολοκληρωμένη εικόνα για μερικά από τα καλύτερα διαθέσιμα εργαλεία για τη διαχείριση εγγράφων.

Ποιο είναι το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για υπολογιστή;

eFileCabinet

Το eFileCabinet είναι αναμφισβήτητα το κορυφαίο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων σήμερα. Είναι κατασκευασμένο για να διευκολύνει την αποθήκευση, την ανάκτηση και την κοινή χρήση αρχείων γραφείου. Η λειτουργία του λογισμικού, ωστόσο, υπερβαίνει τη διαχείριση εγγράφων, καθώς είναι επίσης εξοπλισμένη με εργαλεία λογιστικής και διαχείρισης προσωπικού.

Το eFileCabinet φιλοξενεί δύο παραλλαγές υποστήριξης: την έκδοση επιτραπέζιου υπολογιστή (συμβατή με τα Windows 10) και την έκδοση για κινητά, ειδικά σχεδιασμένη για κινητές συσκευές.

Αυτό το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων φιλοξενεί μια λειτουργία γνωστή ως "cloud-view", η οποία επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων τους στο cloud, απευθείας μέσω της πλατφόρμας του λογισμικού. Με αυτό, οι χρήστες μπορούν εύκολα να προβάλλουν και να εξάγουν αρχεία μέσω οποιασδήποτε συσκευής, υπό την προϋπόθεση ότι αυτή η συσκευή είναι συνδεδεμένη στο διαδίκτυο.

Επίσης, το eFileCabinet εκπληρώνει κάθε απαραίτητη βιομηχανική συμμόρφωση, συμπεριλαμβανομένων των SEC, HIPAA, FINRA και άλλων τυποποιημένων απαιτήσεων.

Επιπλέον, το λογισμικό λειτουργεί πολύ καλά με την SecureDrawer, μια μοναδική λειτουργία κοινής χρήσης, η οποία χρησιμεύει ως τελική πλατφόρμα κοινής χρήσης αρχείων μεταξύ εσάς και των πελατών σας. Είναι σε θέση να ενσωματωθεί άψογα με ποικιλία λογισμικού τρίτων κατασκευαστών όπως το MS Outlook, ασφαλή ηλεκτρονική υπογραφή, σαρωτές, εκτυπωτές και πολλά άλλα.

Lastl,. Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων eFileCabinet προσφέρει τόσο υπηρεσίες σε απευθείας σύνδεση όσο και υπηρεσίες επί τόπου. Το λογισμικό προσφέρει δωρεάν δοκιμή δύο εβδομάδων σε νέους χρήστες, μετά από την οποία μπορούν να εγγραφούν σε ένα πρόγραμμα πληρωμής με αρχική τιμή $ 15.

Κατεβάστε το eFileCabinet

• ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 5 από τα καλύτερα λογισμικά ηλεκτρονικής υπογραφής για Windows PC

OpenKM

Το OpenKM είναι, χωρίς αμφιβολία, ένα από τα πιο δημοφιλή λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά. Πρόκειται για ένα εξαιρετικά ευέλικτο λογισμικό διαχείρισης επιχείρησης, το οποίο είναι κατασκευασμένο για να εκτελεί εργασίες γραφείου, που κυμαίνονται από τη διαχείριση εγγράφων έως την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών έως τις διοικητικές λειτουργίες.

Το εργαλείο είναι ειδικά σχεδιασμένο για υπολογιστές με Windows. Ωστόσο, μπορεί επίσης να έχει πρόσβαση μέσω ενός πλήθους άλλων λειτουργικών συστημάτων για επιτραπέζιους υπολογιστές, όπως το Linux.

Βασικά, το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων φιλοξενεί ένα δυναμικό σύνολο ενοτήτων, οι οποίες εκτελούν όλες τις λειτουργίες διαχείρισης του λογισμικού. Ορισμένες από αυτές τις λειτουργικές μονάδες περιλαμβάνουν: Ηλεκτρονική τιμολόγηση, Ηλεκτρονική υπογραφή, Κρυπτογραφία (για κρυπτογράφηση και αποκρυπτογράφηση αρχείων), Barcode, Mail Archiver και πολλά άλλα.

Επίσης, ο ευέλικτος σχεδιασμός του λογισμικού του επιτρέπει να ενσωματώνεται άψογα σε συναφή εργαλεία γραφείου όπως το AutoCAD, το WordPress, το Google Drive, το Microsoft Office και πολλά άλλα. Διαθέτει επίσης ένα pluggable σύστημα ελέγχου ταυτότητας, το οποίο μπορεί να συνδεθεί με εξωτερικές βάσεις δεδομένων ή διακομιστές όπως SQL, Oracle, MySQL και λίγες άλλες.

Με βάση τα προαναφερθέντα, οι χρήστες έχουν την ευκαιρία να εξορθολογίσουν ολόκληρη τη ροή εργασίας τους για να βελτιώσουν την αποδοτικότητα. Ως εκ τούτου, αυτό το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων θεωρείται από πολλούς ως περισσότερο από ένα λογισμικό διαχείρισης έργου από ένα συνηθισμένο διαχειριστή εγγράφων.

Το OpenKM προσφέρει δύο βασικά σχέδια στους νέους χρήστες: OpenKM Community και OpenKM Professional. Ο πρώτος είναι διαθέσιμος δωρεάν (με περιορισμένα χαρακτηριστικά), ενώ ο τελευταίος, με πιο δυνατά χαρακτηριστικά, είναι ένα αμειβόμενο σχέδιο και προσφέρεται με προσφορά (προσαρμοσμένη τιμολόγηση).

Για να λάβετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το σύστημα του λογισμικού και τις απαιτήσεις λήψης, συνδεθείτε στον ιστότοπο λήψης του OpenKM.

Κατεβάστε το OpenKM