Η εκτύπωση είναι μία από τις βασικές λειτουργίες οποιασδήποτε επιχείρησης. Η σημασία της πηγάζει από το γεγονός ότι ορισμένα έγγραφα, δεδομένα και πληροφορίες είναι σχετικά ευανάγνωστα σε έντυπη μορφή και είναι ιδιαίτερα σημαντικά για σκοπούς αναφοράς. Ως αποτέλεσμα αυτού, υπάρχουν τώρα ψηφιακές λύσεις, ειδικά σχεδιασμένες για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης εκτυπωτών και την παροχή των καλύτερων εκτυπωμένων πληροφοριών.

Από την άλλη πλευρά, το λογισμικό διαχείρισης εκτυπωτή είναι μια εφαρμογή που διαχειρίζεται τις εργασίες εκτύπωσης, παρέχοντας ένα συντονισμό μεταξύ υπολογιστών και εκτυπωτών, προς βελτιστοποίηση της εκτύπωσης. Το λογισμικό αναπτύσσεται συνήθως σε κεντρικό διακομιστή, ο οποίος συνδέει τους εκτυπωτές με τους υπολογιστές μέσα σε ένα δίκτυο. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να έχετε τον καλύτερο έλεγχο της διαδικασίας εκτύπωσης, καθιστώντας έτσι τη ροή εργασίας σας πιο οικονομική και ταχύτερη.

Τα τελευταία 20 χρόνια, τα εργαλεία διαχείρισης λογισμικού (λογισμικό) του εκτυπωτή έχουν σημειώσει σταθερή αύξηση στη χρήση. Σήμερα, ουσιαστικά όλες οι επιχειρήσεις την υιοθετούν στις βασικές επιχειρηματικές τους δραστηριότητες σε καθημερινή βάση. Ένας τυπικός εκτυπωτής έρχεται με λογισμικό διαχείρισης εκτυπωτή, το οποίο έχει σχεδιαστεί για να εξυπηρετεί μόνο τις ανάγκες αυτού του εκτυπωτή. Αυτό δεν θα ήταν ιδανικό σε μια επιχείρηση μεγάλης ή μεσαίας κλίμακας που χρησιμοποιεί διαφορετικές μάρκες εκτυπωτών.